Portalborneo.id, Samarinda – Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur semakin memajukan agenda pembenahan tata kelola arsip pada 2026, seiring masih minimnya tenaga fungsional arsiparis di sejumlah perangkat daerah. Penguatan SDM kearsipan dinilai menjadi fondasi penting untuk mewujudkan penyelenggaraan arsip yang akurat, efisien, dan mendukung percepatan layanan administrasi.
Melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim, pembinaan SDM kearsipan akan diperluas agar kapasitas pengelola arsip di setiap OPD meningkat. Langkah ini disampaikan dalam kegiatan bimbingan teknis kearsipan yang digelar di Aula Inspektorat Daerah Kaltim, Rabu (26/11/2025).
Kabid Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, Dewi Susanti, menegaskan bahwa kualitas tenaga kearsipan sangat menentukan keberhasilan pengawasan arsip di lingkungan Pemprov. Tanpa SDM kompeten, perangkat daerah sulit mencapai standar tertib arsip yang telah ditetapkan undang-undang.
“Peningkatan nilai pengawasan arsip tidak akan mungkin dicapai apabila perangkat daerah tidak memiliki tenaga arsiparis yang memadai. SDM merupakan kunci utamanya,” terang Dewi.
Hasil pemetaan sementara menunjukkan bahwa 14 perangkat daerah dan 7 biro di lingkungan Sekretariat Daerah Kaltim masih belum memiliki jabatan fungsional arsiparis. Banyak unit kerja masih mengandalkan pengelola arsip yang merangkap tugas utama, sehingga tidak mampu menjalankan kewajiban teknis secara optimal.
“Masih kita temui adanya pegawai yang merangkap, misalnya pengelola keuangan yang juga menjadi pengelola arsip. Itu tidak tepat dan rawan menghambat penyediaan data,” tegas Dewi.
Ia menjelaskan bahwa dalam sistem kearsipan terdapat dua kategori SDM. Pertama, arsiparis fungsional, yakni ASN maupun non-ASN dengan kompetensi khusus dan menduduki jabatan fungsional resmi. Kedua, pengelola arsip, yaitu tenaga pendukung yang sedang diarahkan untuk memenuhi standar kompetensi menuju jabatan arsiparis.
Kondisi saat ini menunjukkan bahwa keberadaan arsiparis masih terpusat pada unit tertentu seperti UK2, sedangkan bidang-bidang lain hanya didukung oleh pengelola arsip yang belum memiliki keterampilan teknis lengkap. Dampaknya, proses penyediaan data dan bukti dukung kinerja menjadi lambat, padahal Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengamanatkan bahwa pengelolaan arsip harus dilakukan tenaga profesional.
“Fungsional arsiparis itu sama pentingnya dengan fungsional lain seperti paramedik atau analis gizi. Mereka punya skill teknis. Kalau arsip tertib, data pimpinan dapat tersedia cepat untuk kebutuhan administrasi dan pembuktian kinerja,” tambah Dewi.
Sebagai tindak lanjut, DPK Kaltim akan merangkum hasil pengawasan kearsipan dalam sebuah resume resmi untuk disampaikan kepada Sekretaris Daerah. Melalui surat Sekda, seluruh perangkat daerah akan diminta segera menyusun dan mengusulkan kebutuhan formasi arsiparis.
“Kami akan mendorong setiap perangkat daerah mengusulkan formasi agar tidak ada lagi kekosongan. Ini pekerjaan besar yang harus dilakukan bersama,” tutupnya.
Langkah penguatan SDM kearsipan tersebut diproyeksikan menjadi pondasi penting dalam membangun tata kelola arsip yang profesional, transparan, dan selaras dengan transformasi digital pemerintahan di Kalimantan Timur.
Tim Redaksi/43/Riska/ADV/Diskominfo/Kaltim
