Portalborneo.id, Samarinda — Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur mempercepat penguatan struktur kearsipan di lingkungan pemerintah daerah pada 2026 mendatang.
Fokus utamanya ialah menuntaskan pemenuhan formasi arsiparis di 14 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang hingga akhir 2025 tercatat masih belum memiliki tenaga fungsional khusus untuk mengelola dokumen.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Indah Kurnia, memperkirakan bahwa tanpa keberadaan SDM kearsipan yang memadai, penerapan standar pengawasan arsip di perangkat daerah akan sulit meningkat.
Ia menjelaskan bahwa beberapa OPD masih mengandalkan pegawai non-arsiparis yang mengerjakan urusan kearsipan secara sambilan di sela tugas utama. Pola seperti ini, menurutnya, rawan menimbulkan ketidakteraturan sistem penyimpanan hingga potensi hilangnya dokumen penting.
“Tahun depan kami ingin memastikan tidak ada lagi OPD yang membiarkan arsip dikelola seadanya. Harus ada orang yang benar-benar bertanggung jawab. Kalau tidak, pekerjaan arsip hanya jadi urusan ‘kalau sempat’,” ujar Indah dalam agenda pembinaan SDM Arsiparis di Lingkungan Pemprov Kaltim.
Upaya pemenuhan formasi arsiparis ini akan ditempuh melalui mekanisme perpindahan jabatan, mengingat rekrutmen aparatur baru diprediksi belum dibuka lagi dalam waktu dekat.
Rekrutmen CPNS terakhir dicatat berlangsung pada 2019, sementara formasi PPPK arsiparis diproyeksikan tidak akan tersedia pada 2025 maupun 2026. Untuk mengatasi kekosongan tersebut.
DPK Kaltim mendorong setiap Kasubag Umum mulai memetakan pegawai yang berpotensi dialihkan menjadi arsiparis. Setiap OPD sebenarnya telah memiliki kebutuhan formasi minimal, dengan rata-rata lima posisi, bahkan mencapai sembilan untuk perangkat daerah besar seperti BPKAD dan rumah sakit daerah.
Namun tidak semua pegawai bisa langsung dialihkan. Indah menjelaskan bahwa calon arsiparis harus memenuhi sejumlah kriteria dasar: pengalaman minimal dua tahun di bidang kearsipan, usia tidak lebih dari 52 tahun, serta memiliki nilai kinerja yang konsisten baik.
Selain itu, pegawai harus mengumpulkan bukti nyata pelaksanaan tugas kearsipan sebagai dasar penilaian sebelum ditetapkan sebagai pejabat fungsional. Pada 2026, DPK Kaltim menargetkan seluruh OPD sudah memiliki setidaknya satu arsiparis aktif, dan sebagian besar perangkat daerah diharapkan dapat memenuhi kebutuhan formasi idealnya.
Indah menegaskan bahwa profesi arsiparis memiliki peran strategis dalam menjaga tertib administrasi pemerintah serta menyediakan data yang valid untuk pertanggungjawaban publik.
“Arsiparis bukan sekadar jabatan administratif. Mereka penjaga rekam jejak pemerintahan. Tanpa mereka, sistem kita tidak akan pernah benar-benar tertata,” tegasnya.
Upaya percepatan formasi ini diproyeksikan menjadi bagian dari agenda besar Pemprov Kaltim untuk meningkatkan integritas tata kelola pemerintahan di era digital, di mana ketersediaan data yang akurat menjadi kebutuhan utama dalam pelayanan publik dan perencanaan program daerah.
Tim Redaksi/50/Riska/ADV/Diskominfo/Kaltim
