Portalborneo.id, Samarinda – Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Pemprov Kaltim) akan mempercepat langkah pembenahan sistem kearsipan mulai tahun depan, menyusul minimnya tenaga arsiparis yang tersedia dibanding kebutuhan di perangkat daerah.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim menilai kondisi ini tidak bisa dibiarkan, mengingat tuntutan akuntabilitas birokrasi semakin tinggi dan seluruh proses administrasi membutuhkan pengelolaan arsip yang tertib dan profesional.
Arsiparis Penyelia DPK Kaltim, Indah Kurnia, mengungkapkan saat ini hanya ada 64 arsiparis yang bertugas di lingkungan Pemprov Kaltim, jumlah yang jauh dari ideal jika dibandingkan dengan total kebutuhan formasi sebesar 284 orang.
Dari 47 perangkat daerah, sebagian besar bahkan belum memiliki arsiparis yang khusus menangani pengelolaan arsip.
“Kekosongan ini mencapai sekitar 220 formasi. Itu menunjukkan bahwa kebutuhan SDM yang kompeten di bidang kearsipan masih sangat besar,” jelas Indah saat memberikan pembinaan kearsipan kepada perwakilan perangkat daerah.
Indah menyebut profesi arsiparis kini menjadi jabatan fungsional yang semakin penting di tengah penyederhanaan struktur birokrasi. Penghapusan sebagian besar eselon membuat jabatan fungsional—termasuk arsiparis—menjadi ujung tombak pelaksanaan administrasi pemerintahan.
“Arsiparis bukan lagi dipandang sebagai tugas sampingan atau administratif belaka, tetapi profesi yang membutuhkan keahlian, pemahaman regulasi, kemampuan analisis arsip, sampai penguasaan teknologi kearsipan,” ujarnya.
Untuk mengejar ketertinggalan SDM, DPK Kaltim akan menggelar rangkaian program penguatan kompetensi mulai 2026. Fokus utamanya adalah membantu ASN yang ingin beralih menjadi arsiparis agar mampu melewati Uji Kompetensi (UKOM) yang menjadi syarat utama pengangkatan ke jabatan fungsional tersebut.
Menurut Indah, tidak sedikit peserta UKOM sebelumnya yang hanya sekadar mencoba tanpa menguasai konsep dasar pengelolaan arsip. Ke depan, DPK ingin memastikan setiap calon arsiparis benar-benar siap melalui pendampingan intensif, kelas pembinaan, hingga simulasi ujian.
“Kami menyediakan ruang konsultasi dan pendampingan berkelanjutan. Harapannya, calon arsiparis tidak hanya lulus, tetapi juga memahami betul tugas-tugas profesionalnya,” tambahnya.
Indah menuturkan bahwa hasil pengawasan tahunan memperlihatkan perbedaan nyata antara OPD yang memiliki lebih dari satu arsiparis dengan yang tidak. Perangkat daerah yang menempatkan arsiparis secara khusus cenderung memiliki pengelolaan arsip yang lebih tertib, sistematis, dan sesuai standar.
Sebaliknya, OPD yang hanya memiliki satu arsiparis dan membebani mereka dengan tugas lain seperti keuangan atau pengelolaan barang cenderung gagal memenuhi standar kearsipan.
“Kalau SDM-nya tidak fokus, otomatis kearsipan tidak berjalan. Arsip itu siklus panjang, mulai dari penciptaan surat, klasifikasi akses, pemeliharaan media arsip, sampai penyusutan. Semua membutuhkan perhatian penuh,” tegasnya.
Pemprov Kaltim menargetkan dalam beberapa tahun ke depan seluruh perangkat daerah memiliki pengelola arsip yang memadai. Dengan masih tersedianya ratusan formasi, peluang bagi ASN untuk menempati posisi arsiparis profesional dinilai sangat terbuka.
Tim Redaksi/53/Riska/ADV/Diskominfo/Kaltim
