Portalborneo.id, Samarinda — Upaya pembenahan tata kelola kearsipan di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur akan meningkat signifikan pada tahun mendatang. Pemprov Kaltim melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) tengah mengarahkan perhatian pada penguatan sumber daya manusia (SDM) arsiparis, yang akan menjadi aktor kunci dalam menjaga tertib administratif di setiap perangkat daerah.
Kabid Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, Dewi Susanti, menegaskan bahwa profesi arsiparis tidak lagi dapat dipandang sebagai pekerjaan sampingan atau pelengkap. Menurutnya, pengelolaan arsip menuntut kompetensi khusus, karena setiap dokumen pemerintahan memiliki nilai hukum, nilai informasi, hingga potensi menjadi catatan sejarah.
“Arsiparis difokuskan pada penataan arsip keuangan, aset, kepegawaian, dan dokumen teknis lainnya. Ini bukan hanya mengarsipkan, tetapi memastikan alur, masa simpan, dan kelayakan dokumen berjalan sesuai ketentuan,” jelasnya.
Ke depan, semua perangkat daerah akan ditekankan untuk menaati Pergub Kaltim Nomor 9 Tahun 2024 tentang retensi arsip. Regulasi tersebut menjadi standar utama dalam menentukan masa simpan arsip, baik yang masih aktif digunakan maupun yang sudah memasuki fase inaktif.
Dewi menjelaskan bahwa arsip tahun 2024–2025 tergolong aktif dan tetap berada di unit kerja masing-masing. Sementara arsip tahun 2023 ke bawah umumnya akan diklasifikasikan sebagai arsip dinamis inaktif yang harus segera diputuskan nasib akhirnya—dipermanenkan atau dimusnahkan.
Untuk arsip yang memiliki nilai abadi, seperti SK pelantikan pejabat, sertifikat, atau dokumen akademik, perangkat daerah nantinya akan menyerahkannya ke Lembaga Kearsipan Provinsi di Samarinda Seberang. Dokumen-dokumen operasional seperti laporan keuangan atau arsip pengelolaan aset umumnya memiliki retensi maksimal sepuluh tahun sebelum diusulkan pemusnahan.
“OPD tidak perlu khawatir soal tumpukan dokumen. Jika arsip sudah masuk masa musnah, pemusnagannya akan dilakukan setelah divalidasi oleh lembaga kearsipan provinsi dan disetujui ANRI,” ujarnya.
Dewi juga menekankan kaitan erat antara arsip dan pelestarian sejarah. Ia mengungkapkan bahwa banyak catatan penting masa lalu, termasuk temuan peninggalan Hindu kuno serta data tentang para gubernur Kaltim dari APT Pranoto hingga H. Rudi Mas’ud, dapat diketahui berkat arsip yang terjaga.
“Setiap kebijakan dan perjalanan kepemimpinan memiliki bukti autentik di dalam arsip. Tanpa arsip, memori pemerintahan bisa hilang,” katanya.
Untuk mengantisipasi kerusakan dokumen, Lembaga Kearsipan Provinsi juga meningkatkan layanan restorasi. Proses fumigasi menjadi salah satu metode rutin yang disiapkan sebagai perlindungan awal bagi arsip terhadap jamur, hama, dan faktor lingkungan lainnya.
Ia menegaskan bahwa tahun depan peningkatan kapasitas SDM arsiparis akan menjadi prioritas utama.
“Arsip berbicara tentang akuntabilitas dan transparansi pemerintah. Arsiparis adalah penjaga utama jejak administrasi dan sejarah, sehingga penguatannya tidak bisa ditunda,” tutup Dewi”.
Tim Redaksi/44/Riska/ADV/Diskominfo/Kaltim
